實驗室分析結果的可靠性和可信性是一個基本的期望和要求，以反映實驗室的實際工作。實驗記錄要想變得可靠和信賴，必須符合以下條件：

 

1、易讀性

 

除了記載寶藏地圖的四十二章經和用來記載武功的圣火令上的蝌蚪文，實驗記錄不得采用人類失傳或只有世外高人才能懂的語言書寫。

不能被讀出或理解的記錄沒有價值并且可能被當廢紙扔掉。所有實驗記錄應當遵循一致的語法規則。

堅決避免采用俚語、暗號、吐火文等不易于理解的語言記錄。這也是實驗記錄要引入第二個人進行見證的原因，見證人在這里要行使監督權。

 

2、可歸屬性

 

任何一份實驗記錄的創建都要能歸屬到具體的作者，對于紙質記錄而言由個人簽署并注明簽署日期。你得明白你簽署的是一份具有法律效力的文件，也許這份文件在法庭上作為呈堂證供，你應該清楚你的簽名和含義。

 

3、實時性

 

所有記錄必須在具體活動發生的時間進行撰寫。延遲撰寫將不可避免地影響到記錄的準確性，有人會遺忘一些細節，而有人會產生錯誤的回憶。

 

4、原始性

 

所有記錄必須是第一手的記錄，而不能是二次記錄。該規定的目的主要是避免在謄抄時引入錯誤。

 

5、準確性

 

實驗室記錄必須反映實際發生的事情。任何更改都不應該擦除原始信息，采用修正液進行涂改是絕不允許的。對記錄進行修改必須有修改人員的簽名和修改日期，及修改理由。

 

6、完整性

 

數據的完整性對于不同的實驗類型來說具有不一樣的內涵。數據的來源和數據的類型都會對完整性的保持提出不一樣的挑戰。通常，我們最易于在分析實驗室遭遇數據完整性問題，對于樣品分析來說，除了樣品本身的分析結果，還需要系統適用性測試報告、進樣序列、數據處理方法、樣品制備過程等。如果樣品存在重復進樣或重復分析，這些數據也要保留，否則將大大降低樣品分析結果的可信度。

永遠記住"沒有記錄就等于沒有發生"。

 

7、邏輯連貫性

 

這里的邏輯連貫性是指實驗室發生的一些列活動應該具有時間上的邏輯性，包括時間上的順序，空間上順序。具體到樣品分析實驗來說，必須有合乎邏輯的先后發生順序。例如，HPLC的運行在時間上不可能發生在樣品準備之前，樣品的稱量時間與色譜的進樣時間應該有幾個小時的時間差，以備充足的時間準備樣品。因此，所有的日期/時間簽署應該符合邏輯，這也是現場核查時專家經常檢查的地方。

 

8、不可刪除性

 

不可刪除性有兩方面的意思，一是在記錄的生命周期內都要保持清晰可讀，二是一旦創建就不能刪除。手寫記錄輸入應該用水筆書寫，而不是鉛筆。如果記錄是在熱敏紙上打印出來的，隨著時間的推移記錄會變暗，這時就需要及時地影印，并能確保與原件一致，將影印件附在原件后面。我們在實驗室經常看到實驗記錄本里會粘貼很多打印件，那么在粘貼打印件時也要注意以下兩點：

使用無酸膠水或工業級的透明膠帶

簽名和日期時應該采用騎縫的方式，即字跡跨越粘貼件和記錄本頁面。

 

9、可用性

 

所有記錄應隨時可供檢查，審計。如果監管機構要求審核某個文件，我們應做到三十分鐘內就能呈遞。因此，實驗室應當建立歸檔系統。記錄應封存并以保持其完整性，如限制訪問的安全設施、有效的防火措施、防止受潮等等。